PROSES AUDIT INTERNAL
Proses audit internal secara umum terdiri atas empat tahapan yaitu:
1) Perencanaan audit internal
2) Persiapan audit internal
3) Pelaksanaan:
a. Pertemuan pembukaan
b. Pengumpulan bukti yang objektif
berdasarkan pemeriksaan dokumen dan pengamatan langsung
c. Pembuatan laporan audit internal
1. Perencanaan audit internal
Setelah dibuat jadual pelaksanaan
dan ditunjuk personel yang akan melaksanakan audit, maka Manajer Mutu (MM)
memberikan pengarahan tentang audit yang akan dilaksanakan, yaitu harus:
a.
Menetapkan ruang lingkup yang diaudit:
·
elemen dari system manajemen mutu yang akan diaudit, misalnya
organisasi, metode pengujian, dan lain-lain
·
bagian mana yang diaudit dalam laboratorium dan tentukan
auditinya, misalnya manajer teknis, penyelia, dll.
b.
dokumen apa yang akan digunakan sebagai acuan: misalnya panduan
mutu, instruksi kerja, pedoman form, dll.
Ø
Menetapkan tanggal, waktu dan lamanya audit
Ø
dicari waktu yang dapat disepakati kedua belah pihak : auditor dan
auditi
c.
Menyiapkan dokumen kerja terkait audit internal
Ø
dokumen system manajemen mutu yang paling mutakhir
Ø
tahapan audit internal
Ø
jadual audit internal
Ø
daftar hadir rapat pembukaan dan penutupan
Ø
lembar temuan ketidaksesuaian
Ø
laporan ringkas audit internal
Ø
verifikasi tindakan perbaikan audit internal
Ø
memo penugasan tim audit internal
Ø
program audit internal tahunan
Ø
daftar periksa (cek list)
d.
Memastikan pemahaman yang benar kepada tim auditor. MM menjelaskan
kepada auditor tentang :
Ø
Tujuan
Ø
ruang lingkup,
Ø
pelaksanaan audit
internal,
Ø
tata laksana pelaporan
Ø
penanggung-jawab untuk mengkonfirmasikan pelaksanaan audit
internal kepada auditi.
Ø
penanggung-jawab untuk memutuskan tindakan perbaikan yang
diperlukan (baca: buku panduan mutu)
2.
Persiapan audit internal
Ø Menghubungi auditi:
mengkonfirmasi tentang ruang lingkup dan tanggal audit
Ø Mempelajari dokumen terkait
(panduan mutu, prosedur, instruksi kerja, pedoman form dan dokumen lainnya)
Ø Persiapan daftar periksa (Cek
list) audit internal: diperlukan untuk membantu mengidentifikasi aspek penting
dimana auditor akan melaksanakan audit. Daftar periksa disipakan sebelum
pelaksanaan audit.
Ø Persiapan perencanaan audit:
bagaimanan audit akan dilaksanakan, apa saja yang akan diperiksa, teknik yang
digunakan dll.
Ø Menghubungi kembali auditi:
memastikan jadual tidak berubah.
3.
Pelaksanaan audit internal
Tahapan
pelaksanaan audit meliputi:
Ø Pertemuan pembukaan
Ø Pemeriksaan dokumentasi system
manajemen mutu dan penerapannya
Ø Pertemuan tim auditor
Ø Pertemuan penutup
A. Pertemuan pembukaan:
Rapat pembukaan dipimpin oleh ketua auditor dan dihadiri anggota
auditor dan auditi terkait. Dalam pertemuan pembukaan, ketua mengucapkan
terima-kasih atas kehadiran auditi dan kerjasamanya dan menjelaskan tentang :
Ø penegasan kembali ruang lingkup
audit internal
Ø maksud dan tujuan audit internal
Ø dokumen acuan yang digunakan
Ø metode audit internal
Ø konfirmasi ulang jadual
pelaksanaan audit
Ø penetapan wakil auditi yang
mendampingi auditor
Ø peran wakil auditi dalam
menyetujui fakta yang berkaitan dengan ketidaksesuaian
Ø perlunya kehadiran peserta rapat
pembukaan dalam rapat penutupan
Ø daftar hadir
Ø diskusi auditor dan auditi
B. Pemeriksaan dokumentasi system
manajemen mutu dan penerapannya
Untuk tiap kegiatan yang diaudit, pemeriksaan sebaiknya ditujukan
pada semua hal penting yang meliputi antara lain:
Ø dokumentasi dan rekaman yang relevan
yang merupakan edisi mutakhir
Ø kondisi akomodasi dan lingkungan
dimana kegiatan operasional dilakukan
Ø kualifikasi personel terkait:
jumlah, pendidikan, pelatihan, ketrampilan, dan pengalaman
Ø pemantauan proses penerapan
system manajemen mutu.
Dalam
melaksanakan audit, auditor harus selalu:
Ø melaksanakan audit sesuai dengan
ruang lingkup dan tujuan audit yang telah ditetapkan
Ø Mengumpulkan dan merekam
informasi yang dibutuhkan sebagai bukti untuk mendukung pengamatannya.
Ø Objektif, jujur, dan tidak
memihak dalam pengumpulan bukti.
Ø Mengidentifikasi dan mengevaluasi
bukti yang objektif untuk menetapkan adanya ketidaksesuaian dalam penerapan
system manajemen mutu atau prosedur pelaksanaan.
Untuk melaksanakan semua pekerjaan dalam waktu yang tersedia,
auditor harus mengumpulkan informasi secara: efisien, efektif, objektif, dan
teliti.
C. Pertemuan tim auditor
Pertemuan ini dilakukan setelah
pemeriksaan system manajemn selesai dan sesaat sebelum rapat penutupan. Hasil
rapat ini akan membantu auditor dalam penyusunan laporan audit.
Pertemuan ini memberikan
kesempatan kepada ketua auditor untuk menyusun temuan audit selama proses audit internal dari anggota tim ke dalam
laporan tertulis dan laporan ringkas audit. Laporan ringkas tersebut berguna
sebagai bahan presentasi atau pembahasan di hadapan wakil bagian yang diaudit
saat pertemuan penutup.
Dalam pertemuan tim auditor yang relative singkat, tahapan
pekerjaan yang harus diselesaikan adalah:
Ø Setiap anggota tim harus
mengidentifikasi penyimpangan yang ditemukan
Ø Tim harus mengevaluasi secara
signifikan setiap pengamatannya dan mengklasifikasikan temuannya sebagai
ketidaksesuaian mayor atau minor.
Ø Tim harus mengkaji ulang semua
temuan audit untuk mengidentifikasi bukti objektif apakah system manajemen mutu
memenuhi persyaratan standard ISO/IEC 17025: 2008, metode pengujian yang
diterapkan maupun perundang-undangan yang berlaku.
Ø Lapora ketidaksesuaian harus
ditulis untuk setiap pengamatan baik yang memenuhi klasifikasi ketidaksesuaian
mayor maupun minor.
Ø Secara bersamaan, ketua auditor
sebaiknya menulis laporan ringkas audit internal secara keseluruhan,
mengidentifikasi kesesuaian yang diamati dengan mengacu system manajemen mutu.
Seluruh pekerjaan tersebut harus
selesai dengan efektif dan efisien sesuai waktu yang tersedia. Dalam hal ini,
kepemimpinan dan pengalaman ketua auditor diharapkan dapat mengendalikan rapat
tersebut agar selesai tepat waktu, sehingga pertemuan penutup dapat dimulai
sesuai waktu yang direncanakan.
D. Pertemuan Penutup
Tujuan pertemuan penutup adalah
untuk mengungkapkan ringkasan temuan tim audit kepada auditi. Ketua auditor
memberikan laporan hasil audit secara tertulis dan menjelaskan temuan
ketidaksesuaian yang teridentifikasi. Agenda pertemuan dikendalikan oleh ketua
auditor, yang mencakup hal-hal sebagai berikut:
Ø Ucapan terimakasih atas kerja
sama selama audit
Ø Penegasan kembali tentang ruang
lingkup
Ø Penegasan kembali tentang maksud
dan tujuan audit internal
Ø Konfirmasi ulang tentang acuan
audit internal yaitu ISO/IEC 17025:2008 dan dokumentasi system manajemen mutu
yang telah disahkan dan diterapkan oleh laboratorium.
Ø Menjelaskan kategori
ketidaksesuaian mayor dan minor.
Ø Penjelasan singkat temuan yang
ada dari laporan ketidaksesuaian dan mengingatkan kepada auditi bahwa temuan
tersebut mencerminkan keadaan saat pelaksanaan audit,
Ø Menyajikan ringkasan temuan
menyeluruh diikuti dengan kesimpulan. Kesimpulan audit merupakan hasil audit
oleh tim audit setelah mempertimbangkan sasaran audit dan semua temuan audit.
Ø Meminta tanggapan kepada auditi
atas temuan yang disajikan dan menyelesaikan setiap perbedaan pendapat yang
diungkapkan oleh auditi.
Ø Tim auditor memberikan kesempatan
untuk tanya jawab dengan auditi.
Ø Apabila auditi menyampaikan bahwa
tindakan perbaikan dapat dilakukan, maka hal ini harus ditulis ke dalam lembar
temuan ketidaksesuaian audit internal pada kolom tindakan perbaikan.
Ø Meminta auditi untuk menentukan
waktu dan tanggal penyelesaian tindakan perbaikan secara keseluruhan dan ketua
auditor menjelaskan tahapan berikutnya yaitu tindakan perbaikan dan audit
tindak lanjut, bila perlu.
Ø Meminta persetujuan dengan
membubuhkan tanda-tangan dari wakil auditi pada formulir laporan ringkas audit internal.
Ø Memberikan salinan laporan
ringkas audit internal dan lembar ketidaksesuaian.
Ø Anggota tim audit mengedarkan
daftar hadir pertemuan penutupan.
Ø Ucapan terima-kasih dan
permohonan maaf atas tindakan yang kurang berkenan selama proses audit internal, sebelum akhirnya menutup rapat penutupan.